Datenschutzerklärung

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie diese Website besuchen, den Dienst SiteRemark nutzen oder über SiteRemark Feedback zu einer Website geben – wozu wir das tun, wie lange wir die Daten speichern und welche Rechte Sie haben.

1. Datenschutz auf einen Blick

• Wer: Verantwortlich ist Whale Marketing (Angaben unter Nummer 2).
• Wo: Website, Dashboard und alle Daten liegen auf Servern in Deutschland.
• Beim Besuch dieser Website fallen technisch nötige Verbindungsdaten an. Nur wenige Cookies sind im Einsatz; Google Analytics läuft ausschließlich, wenn Sie zustimmen.
• Als Kundin oder Kunde vertrauen Sie uns Kontodaten an, die wir für den Vertrag brauchen.
• Feedback über das Widget verarbeiten wir im Auftrag der Agentur, die es eingebunden hat. Verantwortlich dafür ist die Agentur, nicht wir.
• Wir verkaufen keine Daten, schalten keine Werbung und verschicken keinen Newsletter.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Whale Marketing
Inhaber: Uwe Hermann
c/o MDC Management#5698
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
Deutschland

E-Mail: [email protected]

Telefon: 015679/290767

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz beantworten wir gern unter der genannten E-Mail-Adresse.

3. Allgemeine Hinweise

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage es erlaubt. Bei jeder Verarbeitung nennen wir sie; im Überblick:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Ihre Einwilligung, etwa für Google Analytics.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder vorvertragliche Maßnahmen, etwa für Ihr Konto.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – eine rechtliche Pflicht, etwa die Aufbewahrung von Rechnungen oder der Nachweis einer Einwilligung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse, etwa an einem sicheren Betrieb. Dabei wägen wir Ihre Interessen gegen unsere ab.
• § 25 Abs. 1 TDDDG – Ihre Einwilligung, bevor wir Informationen auf Ihrem Gerät speichern oder auslesen, die dafür nicht unbedingt erforderlich sind.
• § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG – ohne Einwilligung zulässig ist das, soweit es unbedingt erforderlich ist, um einen Dienst bereitzustellen, den Sie ausdrücklich nutzen wollen.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie wir sie für den jeweiligen Zweck brauchen. Wo eine feste Frist gilt, nennen wir sie im jeweiligen Abschnitt. Widerrufen Sie eine Einwilligung oder verlangen Sie die Löschung, löschen wir die Daten, sofern wir sie nicht aus einem anderen rechtlichen Grund aufbewahren müssen – etwa wegen steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen. Dann sperren wir sie für jede andere Verwendung und löschen sie, sobald die Frist abgelaufen ist.

Empfänger

Wir geben Daten nur weiter, wenn es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt. Empfänger sind vor allem unser Hoster (Nummer 4) und, nur mit Ihrer Einwilligung, Google (Nummer 8). Daten, die Sie selbst an andere Dienste senden lassen, gehen an die Anbieter, die Sie auswählen (Nummer 12). Mit Dienstleistern, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Übermittlung in Drittländer

Außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums können Daten in zwei Fällen verarbeitet werden: bei Google Analytics, wenn Sie eingewilligt haben (Nummer 8), und bei Anbindungen, die Kundinnen und Kunden selbst einschalten, etwa an Slack oder Zapier (Nummer 12). Für die USA hat die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss für Unternehmen erlassen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind. Wo er nicht greift, stützt sich die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Widerruf Ihrer Einwilligung

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Was bis dahin geschehen ist, bleibt rechtmäßig. Für Cookies genügt ein Klick auf „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder öffentlichen Seite, sonst eine formlose E-Mail an [email protected].

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch dagegen einzulegen; das gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Verarbeiten wir Daten, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie dem jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verwenden die Daten dann nicht mehr für diesen Zweck (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Direktwerbung betreiben wir derzeit nicht.

Für einen Widerspruch genügt eine E-Mail an [email protected].

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

Auskunft, Berichtigung, Löschung und weitere Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten, ihre Herkunft, Empfänger und den Zweck der Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und
• Datenübertragbarkeit: Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen (Art. 20 DSGVO).

Eine E-Mail an [email protected] genügt. Im Dashboard können Sie viele Angaben selbst ändern, Ihre Daten exportieren und Ihr Konto löschen.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website, das Dashboard und das Widget übertragen Daten ausschließlich verschlüsselt per TLS – erkennbar an „https://“ und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers. So können Dritte die Daten, die Sie an uns senden, nicht mitlesen.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung unserer im Impressum veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien widersprechen wir hiermit. Wir selbst schicken Ihnen keine Werbe-E-Mails ohne Ihre Einwilligung; die E-Mails des Dienstes (Nummer 11) sind keine Werbung.

4. Hosting und Server-Logdateien

Diese Website, das Dashboard, das Widget und die Datenbank laufen bei der Hostinger International Ltd., 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern. Die Server stehen in Deutschland. Hostinger verarbeitet die Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen; dafür haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Über den Mailserver von Hostinger verschicken wir auch die E-Mails des Dienstes.

Bei jedem Aufruf – einer Seite, des Dashboards oder des Widgets auf einer Kundenwebsite – übermittelt Ihr Browser Daten, die der Server in Logdateien festhält:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
• aufgerufene Adresse (URL) und übertragene Datenmenge,
• zuvor besuchte Seite (Referrer),
• Browser und Betriebssystem.

Wir brauchen diese Daten, um die Dienste auszuliefern, sicher zu betreiben, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und stabilen Betrieb. Die Logdateien speichert Hostinger nur für kurze Zeit und löscht sie danach. Wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen.

5. Cookies und lokaler Speicher

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Gerät ablegt. Ähnlich funktioniert der lokale Speicher des Browsers (Local Storage und Session Storage). Wir setzen beides sparsam ein: fast ausschließlich für Dinge, ohne die eine Funktion, die Sie nutzen wollen, nicht ginge. Solche Einträge sind nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig. Nur für Google Analytics fragen wir Sie vorher (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Alle Einträge können Sie in Ihrem Browser jederzeit einsehen und löschen.

Auf siteremark.com – Website, Dashboard und Kundenbereich

Im Widget – auf den Websites unserer Kundinnen und Kunden

Das Widget speichert im Browser der Personen, die Feedback geben oder ansehen, einige Einträge. Sie liegen auf der Domain der jeweiligen Kundenwebsite, nicht auf siteremark.com; … steht für den Schlüssel der Website. Das Widget selbst setzt keine Cookies. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist die Agentur, die das Widget eingebunden hat; wir handeln in ihrem Auftrag (Nummer 10).

6. Einwilligungsverwaltung

Für das Cookie-Banner nutzen wir eine eigene Lösung, keinen fremden Dienst. Beim ersten Besuch unserer öffentlichen Seiten fragen wir, ob Sie Google Analytics zustimmen. Bis Sie zustimmen, lädt die Seite nichts von Google. Ihre Entscheidung – Zustimmung oder Ablehnung – speichern wir im Cookie sr_einwilligung auf Ihrem Gerät, damit wir nicht bei jedem Aufruf erneut fragen und nachweisen können, dass Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO; das Speichern selbst ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG zulässig. Auf unserem Server speichern wir Ihre Entscheidung nicht.

Ihre Entscheidung können Sie jederzeit ändern oder widerrufen: über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder öffentlichen Seite. Widerrufen Sie, löschen wir die Cookies von Google Analytics auf Ihrem Gerät, soweit der Browser das zulässt.

7. Kontakt

Per E-Mail oder Telefon

Schreiben Sie uns oder rufen Sie an, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dabei machen – in der Regel Name, Kontaktdaten und Ihr Anliegen –, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag mit uns oder dessen Anbahnung betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Anfragen zu beantworten. Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage erledigt ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Fragen-Blase auf der Website

Über die Fragen-Blase („Fragen? Schreiben Sie uns.“) können Sie uns eine Frage schicken. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Frage, dazu den Zeitpunkt und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent). Die Nachricht landet in unserem Support-Posteingang, einer Datenbank auf dem Server unseres Hosters; zusätzlich erhalten wir eine Benachrichtigung per E-Mail. Wir antworten Ihnen per E-Mail. Eine Bestätigung an die angegebene Adresse schicken wir nicht – so kann niemand die Blase nutzen, um Dritten E-Mails zu senden. Gegen Missbrauch begrenzen wir, wie viele Fragen von einer IP-Adresse kommen dürfen (Nummer 14).

Kontaktfenster im Dashboard

Angemeldet erreichen Sie uns über das Kontaktfenster. Wir speichern Ihre Nachricht mit Betreff, Art des Anliegens, der Seite, auf der Sie geschrieben haben, der Kennung Ihres Browsers und Ihrem Konto. Sie erhalten eine Kopie per E-Mail, wir eine Benachrichtigung. Unsere Antworten finden Sie im Dashboard und in Ihrem Postfach.

Für beide Wege gilt: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um Ihren Vertrag oder dessen Anbahnung geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen Nachrichten 365 Tage nach ihrem Eingang, Nachrichten aus dem Dashboard spätestens mit Ihrem Konto.

8. Google Analytics 4

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 (Mess-ID G-873B9RWB8L), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics läuft nur auf unseren öffentlichen Seiten – nicht im Dashboard, nicht im Kundenbereich und nicht im Widget – und wird erst geladen, nachdem Sie im Cookie-Banner zugestimmt haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Google Analytics erkennt Ihren Browser über eine zufällige Kennung in den Cookies _ga und _ga_873B9RWB8L wieder und verarbeitet pseudonyme Nutzungsdaten: aufgerufene Seiten, Zeitpunkt und Dauer des Besuchs, Interaktionen wie Scrollen oder Klicks auf Links, die Seite, von der Sie kamen, Angaben zu Gerät, Browser, Betriebssystem, Bildschirm und Sprache sowie den ungefähren Standort. Den Standort leitet Google aus Ihrer IP-Adresse ab; Google Analytics 4 speichert IP-Adressen nach Angaben von Google nicht. Google erstellt daraus in unserem Auftrag Berichte über die Nutzung der Website. Wir erfahren nicht, wer Sie sind, und führen die Daten nicht mit anderen Daten über Sie zusammen.

Google-Signale und die Personalisierung von Werbung haben wir abgeschaltet; Speicherung für Werbezwecke lehnt die Seite gegenüber Google ausdrücklich ab. Ereignisdaten, die einzelnen Besuchern zugeordnet sind, löscht Google nach 2 Monaten; die zusammengefassten Berichte bleiben erhalten.

Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter; dafür haben wir den Bedingungen zur Datenverarbeitung von Google zugestimmt. Dabei können Daten an die Google LLC in den USA übermittelt werden. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (Art. 45 DSGVO). Ergänzend hat Google Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder öffentlichen Seite. Unabhängig davon verhindert das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics, dass Ihr Browser Daten an Google Analytics sendet. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Google.

9. Registrierung, Konto und Team

Zugang anfragen und Freigabe

Wenn Sie einen Zugang anfragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Firma, einen Empfehlungscode, falls Sie über einen Empfehlungslink kamen, und den Zeitpunkt, zu dem Sie unseren AGB zugestimmt haben. Wir schicken Ihnen einen Bestätigungslink, der 24 Stunden gilt; unbestätigte Anfragen löschen wir danach. Erst mit der Bestätigung entsteht Ihr Konto. Anschließend prüfen wir die Anfrage von Hand und schalten das Konto frei – so verhindern wir, dass jemand den Dienst unter falschem Namen oder für Missbrauch nutzt. Über die Freigabe informieren wir Sie per E-Mail. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Prüfung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Als Nachweis des Vertragsschlusses speichern wir mit Ihrem Konto, wann Sie den AGB zugestimmt haben und in welcher Fassung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Ihr Konto

Für Ihr Konto verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Firma, Ihr Passwort (nur als Hashwert, nie im Klartext), auf Wunsch ein Profilbild, Ihre Sprache und Ihre Einstellungen im Dashboard, bei der weißen Marke Ihren Produktnamen und Ihr Logo, die Websites und Projekte, die Sie anlegen, sowie technische Angaben wie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und fehlgeschlagene Anmeldeversuche (zum Schutz vor dem Durchprobieren von Passwörtern). Ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse, speichern wir die neue Adresse, bis Sie sie bestätigt haben. Für das Zurücksetzen des Passworts speichern wir nur den Hashwert eines befristeten Links.

Wählen Sie „Angemeldet bleiben“, speichern wir für jedes Gerät einen Eintrag mit einer Bezeichnung, die aus Ihrem Browser abgeleitet ist (etwa „Chrome auf Windows“), dem Zeitpunkt der letzten Nutzung und dem Ablaufdatum. Die Liste sehen Sie in Ihrem Profil und können sich dort auf allen Geräten abmelden. Abgelaufene Einträge löschen wir.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne diese Angaben können wir Ihnen kein Konto bereitstellen. Wir speichern sie, solange Ihr Konto besteht.

Team und Einladungen

Laden Sie Mitglieder in Ihr Team ein, verarbeiten wir deren E-Mail-Adresse und Rolle und schicken ihnen einen Einladungslink, der 7 Tage gilt. Gespeichert wird nur sein Hashwert. Nehmen sie an, legen sie ihr Konto wie oben beschrieben an. Im Dashboard sehen die Mitglieder eines Teams, wer eine Anmerkung übernommen, zugewiesen oder erledigt hat; die Statistik wertet das für das Team aus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihr Vertrag mit uns) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dass Sie Mitglieder einladen und ihre Arbeit im Dashboard auswerten dürfen, liegt in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber oder Auftraggeber.

Kundenkonten im Kundenbereich

Erlaubt eine Agentur es für ein Projekt, können ihre Kundinnen und Kunden ein Kundenkonto anlegen, um alle Anmerkungen eines Projekts zu verfolgen. Dafür verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als Hashwert), die Bestätigung der Adresse (Double-Opt-in), den Zeitpunkt der letzten Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und welche Projekte das Konto unter welchem Namen sieht. Nicht bestätigte Konten löschen wir nach 7 Tagen. Ein Kundenkonto kann Projekte mehrerer Agenturen bündeln; für die Zugangsdaten sind deshalb wir verantwortlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Inhalte der Projekte die jeweilige Agentur (Nummer 10). Im Kundenbereich können Sie Ihr Konto jederzeit selbst löschen; Ihre Anmerkungen bleiben dann im Projekt der Agentur.

Datenexport und Kontolöschung

Im Dashboard können Sie alle Daten Ihres Teams exportieren und Ihr Konto löschen. Beim Löschen entfernen wir Ihr Team mit allen Mitgliedern, Websites, Anmerkungen, Screenshots, Aufnahmen, Dateien und Support-Nachrichten. Länger bleiben nur: das Mailprotokoll bis zum Ende seiner Frist (180 Tage, Nummer 11), der Nachweis zum Auftragsverarbeitungsvertrag (Nummer 16), Rechnungsdaten mit gesetzlicher Aufbewahrungsfrist (Nummer 17) und die Datensicherungen, bis sie turnusmäßig gelöscht werden (Nummer 14).

10. Feedback über das Widget

Agenturen binden das Widget von SiteRemark in Websites ein, damit ihre Kundschaft und ihr Team dort Anmerkungen hinterlassen können. Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag der jeweiligen Agentur – als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf Grundlage des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, den die Agentur im Dashboard annimmt. Verantwortlich ist die Agentur. Wenn Sie über das Widget Feedback geben, wenden Sie sich mit Fragen und zur Ausübung Ihrer Rechte bitte an sie; erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie weiter.

Je nachdem, was Sie im Widget tun, verarbeiten wir:

• den Namen, unter dem Sie anmerken, und auf Wunsch eine vierstellige PIN, die wir nur als Hashwert speichern,
• Ihre Anmerkungen und Antworten, die Stelle auf der Seite, an der sie stehen, und die Adresse (URL) und den Titel der Seite,
• einen Screenshot des sichtbaren Bereichs, den Ihr Browser erstellt – er zeigt alles, was in diesem Moment auf der Seite zu sehen ist,
• eine Bildschirmaufnahme, nur wenn Sie sie selbst starten und in Ihrem Browser freigeben; aufgenommen wird nur das Bild, kein Ton,
• Dateien, die Sie anhängen (bis zu 5 je Anmerkung, je bis zu 5 MB),
• technische Angaben, die bei der Fehlersuche helfen: Größe des Browserfensters, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache, die letzten Fehlermeldungen der Seite (Konsole) und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent),
• Zeitpunkte sowie Freigaben, Bestätigungen und Abnahmen mit dem Namen, unter dem Sie sie erteilen.

Beim Laden des Widgets fallen auf unserem Server die üblichen Verbindungsdaten an (Nummer 4). Ist das Widget auf einer Website für alle sichtbar, lädt der Browser jedes Besuchers dieser Seite es von unserem Server; ist es auf Gastlinks beschränkt, holen Besucher nur ein kleines Ladeskript von uns – bei der datensparsamen Einbauvariante nicht einmal das –, und das Widget selbst lädt nur, wer einen Gastlink hat oder zum Team gehört. Zusätzlich vermerkt das Widget einmal je Browsersitzung, wann es zuletzt auf der Website geladen wurde – ohne Angaben zur Person. Was das Widget im Browser speichert, steht unter Nummer 5.

Die Daten bleiben gespeichert, solange die Agentur das Projekt führt. Gelöschte Anmerkungen liegen 30 Tage im Papierkorb und werden danach endgültig gelöscht, samt Screenshots, Aufnahmen und Dateien. Löscht die Agentur die Website oder ihr Konto, löschen wir alle zugehörigen Daten.

11. E-Mails des Dienstes

SiteRemark verschickt E-Mails, die zum Dienst gehören: Bestätigungslinks, die Freigabe Ihres Zugangs, Einladungen ins Team oder in ein Kundenkonto, das Zurücksetzen des Passworts, Benachrichtigungen über neue Anmerkungen und Antworten (gesammelt nach einer Ruhezeit), Erinnerungen an Fristen, Hinweise auf neue Feedback-Runden, Erledigtes und Abnahmen sowie Kopien von Support-Nachrichten. Wir verschicken sie über den Mailserver unseres Hosters. Werbung enthalten sie nicht, und wir messen weder Öffnungen noch Klicks – es gibt keine Zählpixel und keine umgeleiteten Links.

Um Fragen zur Zustellung beantworten zu können, protokollieren wir zu jeder E-Mail Empfänger, Betreff, Art, Zeitpunkt, Erfolg der Übergabe an den Mailserver und das zugehörige Team oder Projekt – nicht aber den Inhalt. Das Protokoll löschen wir nach 180 Tagen. Rechtsgrundlage für den Versand ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Protokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Benachrichtigungen an die Kundschaft einer Agentur, an Adressen, die die Agentur hinterlegt, verschicken wir in deren Auftrag (Nummer 10).

12. Anbindungen an andere Dienste

Im Dashboard können Kundinnen und Kunden SiteRemark mit anderen Diensten verbinden: Slack, Microsoft Teams, Discord, Trello, Zapier, Make, n8n oder einer eigenen Webhook-Adresse. Solange niemand eine Anbindung einschaltet, geht nichts an diese Dienste. Ist sie eingeschaltet, schicken wir bei Ereignissen wie einer neuen Anmerkung, einer Antwort, einer Statusänderung, einer Freigabe oder einer neuen Runde den Namen der Website, den Namen der anmerkenden Person, den Text, die Seite, den Status und einen Link ins Dashboard an den gewählten Dienst. Bei Trello legen wir Karten an und erhalten von Trello zurück, wenn eine Karte verschoben wird.

Für die Anbindung speichern wir die Zieladresse, einen Schlüssel zum Signieren der Nachrichten und bei Trello die Zugangsdaten, die Sie dafür freigeben. Zugestellte Nachrichten bewahren wir 14 Tage im Zustellprotokoll auf, damit Fehler nachvollziehbar sind. Wir übermitteln die Daten auf Weisung der Kundin oder des Kunden, die als Verantwortliche den Dienst auswählen (Art. 28 DSGVO; für die eigenen Kontodaten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Beim gewählten Dienst gelten dessen Datenschutzbestimmungen. Mehrere dieser Anbieter sitzen in den USA; die Übermittlung stützt sich dann auf eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln, die die verantwortliche Agentur mit dem Anbieter vereinbart.

13. Browser-Erweiterung

Für das Team einer Agentur gibt es SiteRemark als Browser-Erweiterung, mit der sich Anmerkungen auch auf Seiten ohne eingebautes Widget setzen lassen. Die Erweiterung wird nicht über einen Store verteilt. Sie wird nur tätig, wenn Sie in einem Tab auf ihr Symbol klicken: Dann bringt sie das Widget in genau diesen Tab (Berechtigungen „activeTab“ und „scripting“). Auf Ihren Verlauf, andere Tabs oder Seiten, die Sie nicht selbst aktivieren, greift sie nicht zu. Sie spricht nur mit siteremark.com. Nach der Anmeldung mit Ihren Zugangsdaten speichert sie im Speicher der Erweiterung ein befristetes Token – nie Ihr Passwort. Was Sie mit der Erweiterung anmerken, wird verarbeitet wie Feedback über das Widget (Nummer 10). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Sicherheit, Datensicherung und Fehlerberichte

Schutz vor Missbrauch

Um Anmeldung, Formulare, die Fragen-Blase und das Widget vor automatisierten Angriffen zu schützen, zählen wir für kurze Zeitfenster die Anfragen je IP-Adresse (bei IPv6 je Netzbereich). Die Adresse speichern wir dafür nicht im Klartext, sondern nur als Hashwert, zusammen mit dem Namen des Zählers und dem Zeitfenster. Die Zeitfenster dauern wenige Minuten bis höchstens einen Tag; abgelaufene Zähler löschen wir regelmäßig. Nach mehreren falschen Passwörtern sperren wir ein Konto für kurze Zeit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Schutz unserer Nutzerinnen und Nutzer und des Dienstes.

Datensicherung

Jede Nacht sichern wir die Datenbank. Die Sicherungen liegen auf dem Server unseres Hosters in Deutschland, in einem Verzeichnis, das von außen nicht erreichbar ist. Wir bewahren die letzten 7 Sicherungen auf und löschen jede ältere. Daten, die Sie löschen, verschwinden deshalb in der Regel nach 7 Tagen auch aus unseren Sicherungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO; wir wollen Datenverlust vermeiden.

Fehlerberichte

Tritt im Dienst ein Fehler auf, erhalten wir eine E-Mail mit der Fehlermeldung, der betroffenen Stelle im Programm, der aufgerufenen Adresse und dem Programmablauf – höchstens eine je Fehlerart und Stunde. Personenbezogene Daten stehen darin nur ausnahmsweise, etwa wenn sie Teil der aufgerufenen Adresse sind. Außerdem hält das Fehlerprotokoll des Servers solche Meldungen fest. Wir nutzen beides nur, um Fehler zu beheben, und löschen die E-Mails, sobald sie dafür nicht mehr gebraucht werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

15. Empfehlungsprogramm

Jedes Team erhält einen persönlichen Empfehlungscode, den es als Link oder zum Abtippen weitergeben kann. Fragt jemand über diesen Code einen Zugang an, speichern wir den Code mit der Anfrage und ordnen das neue Team dem werbenden Team zu. Cookies oder andere Verfolgung setzen wir dafür nicht ein. Das werbende Team sieht in seinem Dashboard den Namen der geworbenen Teams, wann sie sich angemeldet haben und ob sie zahlende Kunden geworden sind; zahlt ein geworbenes Team, verlängert sich der Zugang des werbenden Teams. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, für die Anzeige beim werbenden Team, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – beide Seiten haben ein Interesse daran, dass die Gutschrift nachvollziehbar ist. Wir speichern die Zuordnung, solange beide Konten bestehen.

16. Auftragsverarbeitungsvertrag

Nehmen Sie im Dashboard den Vertrag zur Auftragsverarbeitung an, halten wir als Nachweis fest, wer ihn wann in welcher Fassung angenommen hat: Name, E-Mail-Adresse und Firma im Zeitpunkt der Annahme, das Team, den vollständigen Vertragstext dieser Fassung, IP-Adresse und Browserkennung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 28 Abs. 9 und Art. 5 Abs. 2 DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diesen Nachweis bewahren wir auch nach dem Ende des Vertrags und einer Kontolöschung auf, solange Ansprüche aus dem Vertrag geltend gemacht werden können, und löschen ihn danach.

17. Rechnungen und gesetzliche Aufbewahrung

Derzeit rechnen wir per Rechnung und Überweisung ab; einen Zahlungsdienstleister setzen wir nicht ein. Für die Abrechnung verarbeiten wir Name, Firma, Anschrift, gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, E-Mail-Adresse, den gebuchten Tarif, Rechnungsbeträge und Zahlungseingänge (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Rechnungen und Buchungsbelege müssen wir nach Handels- und Steuerrecht aufbewahren (§ 257 HGB, § 147 AO) – je nach Unterlage sechs, acht oder zehn Jahre. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für Buchhaltung und Steuererklärung können diese Unterlagen an eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Steuerberatung gehen. Kommt ein Zahlungsdienstleister hinzu, ergänzen wir diese Erklärung, bevor wir ihn einsetzen.

18. Keine automatisierten Entscheidungen, kein Verkauf von Daten

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; über die Freigabe eines Zugangs entscheidet ein Mensch. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, geben sie nicht zu Werbezwecken weiter und nutzen Feedback-Daten unserer Kundschaft nicht für eigene Zwecke.

19. Änderungen

Ändern sich unsere Dienste oder die Rechtslage, passen wir diese Datenschutzerklärung an. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2026